Flensted

Behandling af persondata i forbindelse med rekruttering

Formål

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos Flensted Food Group A/S, Flensted Snitgrønt A/S eller Danika Grønt A/S. Virksomhederne er efterfølgende benævnt som Flensted.

Når du søger en stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig, som vi dermed er dataansvarlige for.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler særlige personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere om, hvilke oplysninger det konkret drejer sig om.

Når vi modtager din ansøgning

I rekrutteringsprocessen registrerer vi de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, dit CV og eventuelt andre medsendte dokumenter.

Det vil typisk være følgende: Navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e-mailadresse, CPR.nr., ægteskabelig status, uddannelse(r), karrierehistorik og anbefalinger/referencer.

I Flensted anvender vi generelt databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat.

Og vi registrerer de fremsendte oplysninger i vores personaleadministrationssystem.

Når vi vurderer din ansøgning

Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når den rekrutterende chef/leder og HR har læst ansøgningerne, udvælges kandidater til ansættelsessamtale(r).

Såfremt du som ansøger ikke bliver indkaldt til samtale indenfor fire uger efter afsendelse af ansøgningen, er det et udtryk for, at du ikke er kommet i betragtning til den søgte stilling.

Når vi i Flensted har udvalgt dig til ansættelsessamtale

I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som noteres til brug for det videre rekrutteringsforløb. Vi anvender her databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.

Oplysninger fra personprofilanalyser

I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger gennemfører vi en personprofilanalyse. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med analysen er dels at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder, dels at vurdere om din profil passer til vores virksomhed og den konkrete stilling.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden analysen gennemføres. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os (se Kontaktinformation). Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Straffeattest

I nogle stillinger er det nødvendigt at se en straffeattest. Vi vurderer altid i forhold til den enkelte stillings indhold, om det er nødvendigt at indhente en straffeattest. Formålet er at sikre vores virksomhed og  vores ansatte mod kriminelle handlinger begået af kolleger.

Vi indhenter kun straffeattest, når du er blevet tilbudt en stilling i virksomheden, og du vil i den forbindelse blive bedt om dit samtykke til behandlingen.

Virksomheden anvender samtykke efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 som hjemmel, når den indhenter straffeattester. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Hvis vi har indhentet kopi af din straffeattest i forbindelse med rekrutteringen, slettes den, så snart virksomheden har registreret, at vi har set din straffeattest.

Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver

I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden virksomheden kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger fra sociale medier

Ved rekruttering til stillinger med fokus på kunde og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier, eksempelvis LinkedIn, Facebook, Instagram og Twitter.

Vi anvender her interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi foretager kun denne søgning for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i vores virksomheden og i den konkrete stilling.

Andre modtagere, der kan behandle dine oplysninger

I forbindelse med rekrutteringsprocessen er der andre, der kan modtage dine personoplysninger.

Dette kan fx. være offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjob og tilsvarende ordninger og DISC Nordic i forbindelse med anvendelsen af personprofilanalyser.

Opbevaring og sletning

Hvis du får afslag, sletter vi i Flensted indenfor 6 måneder de oplysninger, vi har registreret om dig. Dog sletter vi resultatet af din personprofilanalyse straks efter, hvis vi har givet dig afslag.

I nogle situationer vil vi gerne gemme din ansøgning, selv om du har fået afslag – med henblik på senere rekruttering. Hvis vi vil gemme din ansøgning, vil vi bede om dit samtykke til dette.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi i Flensted de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe.

Databeskyttelsesrådgiver

Flensted har en databeskyttelsesrådgiver. Hvis du har spørgsmål om de personoplysninger, vi i virksomheden behandler om dig, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver: HR Business Partner Aksel Riewe Henriksen, aksel.henriksen@flensted.dk, tlf. 24893645, Adelvej 9, Skovlund, 6823 Ansager.

Dine rettigheder

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside.